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Social Media Redaktion organisieren mit Podio

Nachdem man eine Kommunikationsstrategie für Social Networks erarbeitet hat, geht es ans Eingemachte. Nun müssen die gewünschten Netzwerke konkret „bespielt“ werden. Idealerweise sind mehr als eine Person mit der Kommunikation beauftragt. Im Social Media Alltag ist es deshalb wichtig, sich mit einem Redaktionsleitfaden zu organisieren und auf Strukturen zu einigen, wie in Netzwerken mit den Nutzern gesprochen wird. Wir wollen zeigen, wie so ein Leitfaden aufgebaut ist und wie man mit Hilfe des Kollaborationstools Podio diesen Leitfaden auch umsetzen kann.

Zunächst sollte klar gestellt werden, dass der Redaktionsleitfaden eine Onlinekommunikationsstrategie nicht ersetzt. Vielmehr ist er ein Teil dieser Strategie, konkret der Teil, der den alltäglichen operativen Umgang der Social Media Akteure in einem Unternehmen anleitet. Der Leitfaden sollte einem Redakteur der neu ins Team kommt Fragen dazu beantworten, was, wie, wie oft, wie schnell, in welchem Umfang und mit welchen Konsequenzen im Social Web veröffentlicht wird. In „contentarmen“ Zeiten gibt der Leitfaden Input für neue Themen. Last but not least wird geregelt, wie auf Nutzerfeedback reagiert wird.

Was wird wie, wie oft, wie schnell, in welchem Umfang und mit welchen Konsequenzen veröffentlicht?

Nehmen wir ein mal an, dass unser Unternehmen ein Fernsehsender ist, der über die Social Networks Facebook, Twitter und YouTube im sozialen Medienkontakt mit seinen Zuschauern steht.

Um ein einheitliches Auftreten der Redaktion zu gewährleisten, ist im Leitfaden hierfür festgehalten, wie beispielsweise Inhalte auf Facebook veröffentlicht werden. Wenig hilfreich sind hierfür seitenlange Dokumente in umständlichen Juristendeutsch. Vielmehr sollte der Leitfaden so formuliert werden, dass der/die Redakteur(in) versteht, wie mit den Zuschauern gesprochen wird. Des Weiteren ist die Entstehung eines Leitfadens ein dynamischer Prozess, weshalb sich hierfür ein Wiki-System eignet, welches von allen Beteiligten geändert und ergänzt werden kann.

Beispiel:

Wording

Wir duzen unsere Freunde auf Facebook. Außerdem distanzieren wir uns nicht künstlich durch eine hochtrabende Ausdrucksweise. Dennoch vermeiden wir ordinäre Ausdrücke. Die Verwendung von bekanntem „Internetsprech“, also Abkürzungen und Smileys, sind in Ordnung, wenn sie im Rahmen bleiben.

Korrekte Rechtschreibung ist uns genau so wichtig, wie eine kurze und prägnante Ausdrucksweise. Unnötig komplizierte Sätze schrecken nur ab und werden ohnehin nicht gelesen.

Zu Beginn sind Formulierungen wie diese ausreichend. Sie geben dem Redakteur eine Richtlinie vor, wie er zu kommunizieren hat. Im Laufe der Zeit können Erweiterungen oder Reduzierungen vorgenommen werden, die auf Erfahrungswerten des Teams basieren.

An dieser Stelle kommt Podio zum Einsatz. Podio ist ein Webservice, der – ähnlich wie Google Wave – vielen Nutzern das gemeinschaftliche Arbeiten an einzelnen Inhaltssträngen ermöglicht. Im Unterschied zu Wave bietet Podio jedoch nicht nur eine einzige Inhaltsform, den Fließtext oder Richtext. Vielmehr können Administratoren eines sogenannten Spaces, also der Redaktionsumgebung, Apps erstellen, welche den reinen Fließtext mit weiteren Inhalten ergänzen, z.B. Auswahlfelder, Votingtool, Medienupload, Tags, Datum, Aufgaben.

Die Übersicht eines "Spaces" in Podio

Die Übersicht eines "Spaces" in Podio

Es gibt bereits hunderte solcher Mini-Apps, die jede für sich kleine spezielle Aufgabe übernehmen. Um in unserem Beispiel, gemeinschaftlich einen Redaktionsleitfaden zu erarbeiten, ist die Wiki-App für das Erstellen von Fließtexten eine gute Wahl.

Der Facebook Leitfaden im Podio Wiki

Der Facebook Leitfaden im Podio Wiki

Die Wiki App besteht aus einem Fließtext-Editor sowie der Verschlagwortung von Artikeln. In der Übersicht aller Artikel kann schnell nach bestimmten Stichworten gesucht werden und Artikel mit einem 5-Sternesystem bewertet werden. Dazu ist es möglich, Kommentare und Dateien zu einem Wikiartikel hinzuzufügen.

Review Prozess für Social Media Posts organisieren

Die eigentliche Leistungsfähigkeit des Tools wird jedoch erst sichtbar, wenn man Apps für speziellere Aufgaben verwendet. Hat man sich in der Redaktion auf einen Review-Prozess geeinigt, das heißt vor Veröffentlichung eines Postings wird dieses von einer anderen Person gegengelesen, kann man sich schnell eine App für diesen Workflow bauen. Die Social Media Posts App bietet hierfür neben einem Feld für den Posting-Text vor allem noch folgende Felder:

  • Ein Auswahlmenü für die zu verwendende Plattform (z.B. Facebook, Twitter, YouTube, Blog),
  • ein Feld zum Ergänzen von Medieninhalten (z.B. Verlinkung auf ein YouTube Video),
  • ein Auswahlmenü, welches über den Status des Reviewprozesses informiert (z.B. Entwurf, abgelehnt, freigegeben, zurückgestellt),
  • eine Datumauswahl für das geplante Veröffentlichungsdatum des Postings,
  • eine Aufgabenfunktion, mit der man die Bearbeitung des Postings als Aufgabe einem anderen Nutzer zuweisen kann.

Der Vorteil gegenüber einer reinen Fließtext-App (wie z.B. bei Google Wave) liegt auf der Hand: Der Redakteur kann sich schnell einen Überblick über die Postings machen und z.B. schnell alle noch zum Review ausstehenden Postings anzeigen lassen. Die entsprechenden Filterfunktionen liefert Podio automatisch mit.

Eine Social Media Posts App in Podio. Hier ein geplantes Blogposting, welches noch zum Review aussteht

Eine Social Media Posts App in Podio. Hier ein geplantes Blogposting, welches noch zum Review aussteht

Durch die Möglichkeit ohne Programmierkenntnisse Apps zu erstellen und anzupassen sind der umfassenden Organisation der Redaktion kaum Grenzen gesetzt. Auch Feedback der User kann über das System systematisiert werden. Hierfür steht beispielsweise bereits eine „Sales Q&A“ App zur Verfügung, welche häufige Fragen von Nutzern und die darauf zu gebene unternehmenseinheitliche Antwort katalogisiert. Die Verschlagwortung jedes Elements vereinfacht das Wiederfinden von Inhalten.

Viele weitere Anwendungsfälle sind denkbar. So könnten über eine CRM-App Kontakte zu potentiellen Interviewpartnern für Blogposts gepflegt und über die Link Library-App ein social Bookmarking-Tool für interne Zwecke entstehen. Man sieht, dass neben der Erstellung vor allem die Einhaltung des Leitfadens durch ein Onlinetool gewährleistet werden kann. In unseren Augen ist besonders dieser Aspekt ein Argument für die Verwendung von Tools wie Podio.

Podio haben wir auf re:publica 2010 kennengelernt, damals noch unter dem Namen Hoist. Das Tool ist das Produkt eines dänischen Startups, das zunächst damit zu kämpfen hatte, das komplexe System inhaltlich und optisch verständlich zu optimieren. Hier ist auch unser wesentlicher Kritikpunkt zu nennen: Das System neigt dazu sehr unübersichtlich zu werden. Die einerseits sehr nützliche ähnliche Appstruktur macht es häufig schwierig, aktivierte Apps voneinander abzugrenzen. Startet man mit der Verwendung von Podio ist es deshalb sinnvoll zunächst mit einem Minimum an Apps zu beginnen und je nach Bedarf später weitere Apps hinzuzufügen. Auch wenn die Verlockung groß ist aufgrund der schier unendlichen Auswahl für jeden erdenklichen Fall eine App zu aktivieren.

Podio ist für bis zu 10 Nutzer eines Spaces kostenlos. Möchte man alle Premiumfunktionen nutzen, werden monatlich 90 Dollar fällig, jeder weitere User kostet 4 Dollar monatlich. Wir denken, ein angemessener Preis unter der Berücksichtigung, dass durch das System erstmals eine wirklich effiziente Redaktionsorganisation möglich ist. Wer weitere Infos über das Tool sucht, dem sei noch dieser Artikel auf mashable oder dieser auf TechCrunch nahegelegt.

Kategorie:

Technologie

Datum:

11. April 2011

Autor:

Hannes Mehring, Geschäftsführung, UX Konzeption

Hannes ist Gründer von CrowdRadio. Schon während seines Medienwissenschaft-Studiums beschäftigten ihn, welche Auswirkungen die übermächtig scheinenden sozialen Medien auf klassische Medien haben - der Grundstein für CrowdRadio. Hannes hat ausgeprägte norddeutsche Wurzeln, weshalb er seinen Hang zur Natur gerne auch auf dem Wasser auslebt.

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